Nómina electrónica: por qué sin transmitirla no puedes deducir esos gastos de tu renta

Si tienes empleados, ya sabes que la nómina no es solo pagar el salario a tiempo. Hay una parte que muchos dueños de negocio pasan por alto hasta que su contador se los recuerda en marzo: sin la nómina electrónica transmitida correctamente a la DIAN, esos pagos a tus empleados no se pueden descontar como gasto en tu declaración de renta. Y eso, al final del año, se traduce en pagar más impuestos de los que deberías.

¿Qué es exactamente la nómina electrónica?

Es un documento electrónico que reporta a la DIAN los pagos y descuentos que le haces a cada empleado en un periodo: salario, auxilios, horas extra, seguridad social, y demás conceptos. Funciona parecido a la factura electrónica de venta, pero en vez de reportar una venta, reporta un pago de nómina. Este documento debe generarse y transmitirse cada periodo de pago, ya sea mensual, quincenal o semanal.

¿Por qué se pierde la deducción si no la transmito?

La DIAN exige la nómina electrónica como soporte de los costos y deducciones que se originan en los pagos laborales. Si ese soporte no existe (porque no se generó o no se transmitió a tiempo), la DIAN no reconoce ese gasto como deducible al momento de calcular tu impuesto de renta. Para un negocio con varios empleados, esto puede representar una diferencia considerable en el valor a pagar de impuestos al final del año.

Errores comunes que hacen perder la deducción

• Generar la nómina electrónica varios meses después, "para ponerse al día", en vez de hacerlo periodo a periodo.
• No transmitir la nómina de un empleado que solo trabajó unos días en el mes.
• Olvidar generar las notas de ajuste cuando hay que corregir un valor ya transmitido.
• No incluir todos los conceptos de pago (como horas extra o comisiones) en el documento transmitido.
• Depender de procesos manuales que se atrasan cuando hay mucho volumen de trabajo.

¿Cómo saber si estoy transmitiendo bien mi nómina electrónica?

La forma más simple de confirmarlo es revisar, periodo a periodo, que cada documento fue aceptado por la DIAN (no solo enviado). Un documento "enviado" no es lo mismo que un documento "aceptado" — si fue rechazado por algún error, técnicamente no existe para efectos de la deducción, aunque tú creas que ya cumpliste.

Cómo Epico simplifica esto

El módulo de nómina de Epico genera y transmite automáticamente el documento soporte de nómina electrónica en cada periodo de pago, sin que tengas que hacerlo de forma manual ni recordar hacerlo a tiempo. Además, se conecta con tu plan de documentos electrónicos, así que no tienes que gestionar por separado la parte de facturación y la de nómina.

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